Rédigé avec la contribution de hushoffice.com.
À notre époque, lorsque de nombreuses réunions d’affaires, sessions de formation et présentations se déroulent en ligne, la question de l’étiquette virtuelle devient de plus en plus importante. Le respect des règles du savoir-vivre dans le monde numérique non seulement est un signe de bonne éducation, mais influence également la qualité et l’efficacité de la communication avec les clients et les employés. Qu’il s’agisse d’une vidéoconférence n’impliquant que quelques collaborateurs ou les membres du conseil d’administration, il faut toujours suivre une certaine éthique. Découvrez les règles à respecter lors des réunions d’affaires virtuelles et apprenez comment ne pas commettre de faux-pas.
Le savoir-vivre dans le monde virtuel
Dans le cadre du travail à distance et du travail hybride, les vidéoconférences sont devenues une pratique courante. Outre la capacité d’utiliser les outils de communication tels que Skype, Zoom et Microsoft Teams, les règles de savoir-vivre sont également importantes. L’aptitude à transposer les règles de l’éthique dans le monde virtuel est une preuve de professionnalisme et influe sur la manière dont nous sommes perçus par nos interlocuteurs. N’oublions pas que le dicton « quand tu t’habilles comme un prince, les gens te voient comme un prince » s’applique également aux vidéoconférences d’entreprise.
Vidéoconférences au bureau – comment trouver un lieu adéquat ?
Le choix d’une salle appropriée pour une vidéoconférence est essentiel pour la qualité du son lors de la conversation. Pour faciliter la communication, choisissez des lieux isolés du bruit et libres de toute autre perturbation. Il convient également d’éviter les endroits où il y a de la réverbération. Ce problème se pose souvent dans les grandes salles de réunion mal aménagées, ce qui rend beaucoup plus difficile une bonne communication.
Dans un bureau en open space, l’utilisation des cabines acoustiques spéciales Hushoffice qui réduisent les bruits de fond est une bonne idée. HushMeet.L est une grande cabine insonorisée qui peut remplacer avec succès une salle de réunion non seulement pour les réunions en ligne, mais aussi pour les réunions d’affaires internes autour d’une table ou même les entretiens d’embauche. La conception modulaire de la cabine permet d’adapter sa taille et d’accueillir de 4 à 8 personnes, en fonction des besoins. Grâce à la possibilité de fixer un téléviseur et de positionner de façon optimale des caméras et des microphones, c’est une salle prête à l’emploi qui garantit une qualité professionnelle des présentations d’affaires et des vidéoconférences.
Comment se préparer pour les réunions en ligne ?
Les réunions à distance, les recrutements, les webinaires ou les vidéoconférences font désormais partie intégrante de l’activité de nombreuses entreprises. Si vous voulez qu’ils se déroulent sans problème, il est toujours utile de se préparer à l’avance.
Invitation et durée de l’appel vidéo
L’organisateur d’une réunion d’affaires en ligne a un peu plus de responsabilités que les autres participants. L’envoi des invitations à la vidéoconférence aux participants quelques jours à l’avance constitue une bonne pratique. Dans les entreprises multinationales, lorsque vous choisissez une date, vérifiez le calendrier et tenez compte des jours fériés et chômés dans les autres pays. L’invitation doit également préciser l’objet de la vidéoconférence et sa durée approximative.
Contrôle de la connexion Internet et préparation du matériel
Nous ne ferons pas une impression professionnelle si au début de la réunion une webcam ou un microphone ne fonctionne pas correctement. Pour éviter de telles situations, assurez-vous à l’avance que le matériel nécessaire est correctement configuré en effectuant un test. Il convient également de vérifier si la connexion Internet est suffisamment bonne pour organiser des vidéoconférences sans encombre. Vous éviterez ainsi des situations désagréables qui bouleverseraient le déroulement de votre réunion.
Définition d’un cadre approprié
L’éthique en matière de vidéoconférence n’est pas seulement une question d’adopter lors de l’entretien une tonalité de la voix adéquate, de respecter le code vestimentaire professionnel ou de désactiver le microphone lorsque l’on ne parle pas. Une bonne préparation à une réunion peut passer inaperçue si la pièce est trop sombre et que les collègues ont du mal à nous voir. Il faut prêter attention à l’arrière-plan, qui doit être propre et paisible, sans éléments inutiles susceptibles de détourner l’attention. Une bonne orientation de la caméra est également importante. C’est une erreur de la fixer trop haut ou trop bas – les participants à la réunion ne doivent pas regarder uniquement notre front ou notre menton. Il serait idéal que la tête et la poitrine soient visibles dans le cadre.
Les cabines acoustiques – un endroit confortable pour travailler et organiser des vidéoconférences
La cabine acoustique hushHybrid pour une personne, offrant un arrière-plan visuel et acoustique approprié pour des appels vidéo réussis, est une solution dédiée aux petites entreprises. Elle dispose d’un siège intégré et d’un bureau réglable, ce qui vous permet de travailler confortablement avec un ordinateur portable. Puisqu’elle occupe moins d’un mètre carré, elle est un élément fonctionnel et esthétique de l’équipement de bureaux de toutes tailles. L’éclairage, sous forme de bandes LED latérales, éclaire parfaitement le visage, ce qui permet d’interpréter correctement les expressions faciales lors des vidéoconférences. Lorsque notre physique est avantageux, notre confiance en nous augmente. En outre, grâce à une ventilation efficace activée par un capteur de mouvement, une prise électrique et un double port USB, la cabine de bureau crée un environnement extrêmement confortable pour le travail et les réunions d’affaires virtuelles.
